บริษัท Aero Flow (ประเทศไทย) จำกัด มีสำนักงานใหญ่อยู่ในยุโรป และมีโรงงานสาขาประเทศไทยตั้งอยู่ที่นิคมอุตสาหกรรมแห่งหนึ่งในภาคตะวันออก
ธุรกิจหลักของ Aero Flow คือการวางระบบระบายอากาศในโรงงานอุตสาหกรรม และผลิตอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องโดยส่วนใหญ่จะได้แก่ ท่อระบายอากาศ พัดลม เครื่องปรับอากาศ และตัวกรองอากาศสำหรับอุตสาหกรรม
รายได้ของ Aero Flow ในประเทศไทยไปได้สวยมาหลายปี อาจจะด้วยคุณภาพของสินค้าและบริการ ทำให้เรื่องราคาที่ดูจะแพงกว่าคู่แข่งไม่ใช่ปัญหาซักเท่าไหร่
โรงงานของ Aero Flow สั่งซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ในประเทศไทยเป็นส่วนใหญ่ ก่อนจะนำมาผลิตตามการออกแบบ และมาตรฐานของบริษัทแม่ โดยในแต่ละเดือนจะมีการสั่งซื้อเป็นปริมาณไม่แน่นอน ขึ้นกับยอดขาย และงานบำรุงรักษาที่ลูกค้าติดต่อมา
ซึ่งปกติทุก ๆ เดือน Aero Flow ก็จะจ่ายให้ Supplier 50 ถึง 60 ราย เป็นมูลค่าราว ๆ 30 ถึง 40 ล้านบาทครับ
ประมาณกลางปี 2017 ผู้อำนวยการแผนกบัญชีและการเงินของ Aero Flow (สมมติว่าชื่อคุณ ”บุษบา”) ได้รับโทรศัพท์จาก Supplier รายหนึ่ง (สมมติว่าชื่อ “หจก. ABC”)
ทาง ABC แจ้งคุณบุษบาว่ายังไม่ได้รับเงินค่าสินค้ามูลค่า 1.7 ล้านบาทที่ค้างมาหลายเดือนแล้ว โดยที่ผ่านมา ABC ติดต่อผ่านเจ้าหน้าที่คนหนึ่ง (สมมติว่าชื่อ “เยาวภา”) มาโดยตลอด แต่พอดีวันนี้คุณเยาวภาไม่มาทำงาน และติดต่อทางโทรศัพท์มือถือไม่ได้จึงโทรเข้าสำนักงานโดยตรง
คุณบุษบาฟังรายละเอียดแล้วก็รับเรื่องไว้ ก่อนจะไปค้นดูรายการจ่ายเงินของเดือนที่ผ่านมา ก็พบว่าได้ทำจ่าย ABC ไปแล้ว ก็เลยโทรกลับไปหา ABC ก่อนจะโดนท้วงกลับมาว่า ยังไม่ได้รับเงินเลย เอาที่ไหนมาอ้างว่าจ่ายแล้ว
โดยปกติ Aero Flow จะจ่ายเงินให้ Supplier ผ่าน Internet banking ดังนั้นคุณบุษบาก็เลยสั่ง Print รายงานโอนเงิน (Wire transfer) ผ่าน Internet banking และ Fax รายงานไปให้เจ้าหน้าที่ของ ABC ดู
ในรายงานที่แฟกซ์ไปมีรายละเอียดชัดเจน ได้แก่ วันที่โอน ชื่อผู้รับเงิน (ABC) ธนาคารผู้รับเงิน เลขที่บัญชี จำนวนเงิน และสถานะการโอนว่า “สำเร็จ”
คำตอบที่คุณบุษบาได้รับจาก ABC ทำเอาเธองุนงง เพราะ ABC บอกว่า “นี่ไม่ใช่เลขที่บัญชีของ ABC”
พอตั้งสติได้คุณบุษบา เลยบอก ABC ไปว่าขอตรวจสอบอีกครั้งแล้วจะรีบติดต่อกลับ
หลังจากวางสายคุณบุษบาก็ไปดูรายงานโอนเงินเก่า ๆ ของ ABC มาดู ก็พบว่าเลขที่บัญชีในรายการเก่า ๆ นั้นไม่ตรงกับรายการล่าสุดที่เกิดปัญหา เธอจึงไปดูในหน้าจอระบบ Internet banking อีกรอบ
ตามปกติการโอนเงินผ่าน Internet banking จากบัญชีของ Aero Flow จะทำได้ก็ต่อเมื่อมีการลงทะเบียนข้อมูลของผู้รับเงินไว้ก่อนแล้ว ซึ่งต้องมีข้อมูลพร้อมทั้งชื่อบัญชี ธนาคาร และเลขที่บัญชีของผู้ที่จะรับเงิน
จากที่ดูในระบบ คุณบุษบาพบว่าเลขที่บัญชีของ ABC ก็น่าจะถูกต้อง คือตรงกันกับเลขที่บัญชีในรายการโอนเงินเก่า ๆ และเธอก็ไม่พบประวัติการแก้ไขข้อมูลเลขที่บัญชีของ ABC เลยตั้งแต่การลงทะเบียนครั้งแรก แล้วเลขที่บัญชีปริศนานั้นมันของใครหล่ะ ?
วิธีการหาก็ไม่ยาก คุณบุษบาลองเข้า Mobile banking จากโทรศัพท์มือถือของตนเอง และทำรายการสั่งโอนเงิน และกรอกเลขที่บัญชีเจ้าปัญหานั้นเป็นบัญชีปลายทาง
พอกด “ทำรายการต่อ” ก็ปรากฏชื่อเจ้าของบัญชีขึ้นมาทันที
ใช่แล้ว … เป็นบัญชีของ “เยาวภา” นั่นเอง
เยาวภา เป็นพนักงานคนหนึ่งในแผนกบัญชีและการเงิน ทำงานมาได้ 2 ปีกว่า ๆ โดยรับหน้าที่ดังต่อไปนี้
… รับใบแจ้งหนี้ (Invoice) จาก Supplier เฉพาะในกลุ่ม Direct raw material
… ประสานงานกับ User ฝ่ายต่าง ๆ ที่เป็นคนรับสินค้าว่าได้รับสินค้าครบถ้วน
… หากไม่พบปัญหาอะไร เยาวภาก็จะกรอกข้อมูล Invoice เข้าไปในระบบบัญชี รอไว้
… พอจะถึงรอบการจ่าย เยาวภาก็จะสร้างรายการสั่งจ่าย (Payment voucher หรือ PV) ในระบบ และจับคู่กับ Invoice ที่กรอกไว้ซึ่งจำนวนเงินที่จะจ่ายก็มีทั้งจ่ายเต็มจำนวน และจ่ายบางส่วนตามการส่งมอบ
… พอจัดการข้อมูลในระบบบัญชีเสร็จ เยาวภาก็จะไปสร้างรายการรอโอนเงินให้ Supplier ไว้ในระบบ Internet banking เพื่อให้ผู้บริหาร ก็คือคุณบุษบา กับ CEO อนุมัติจ่าย
… หลังเตรียมรายการโอนเงินรอไว้ใน Internet banking แล้ว เยาวภาก็จะสั่งพิมพ์เอกสาร 2 ส่วนคือ
1) รายงานของรายการรอโอนจากระบบ Internet banking และ
2) รายการใบสำคัญจ่าย หรือ PV ของรอบการโอนนั้น ๆ
และก็จะนำเอกสารไปวางที่ห้องทำงานของผู้บริหารทั้งสอง
… ทุก ๆ เดือนผู้บริหารก็จะเทียบรายการโอนเงินบนหน้าจอ Internet banking กับเอกสารที่เยาวภาเตรียมมาให้ หากไม่มีประเด็นอะไร ก็จะอนุมัติเพื่อทำการโอนเงิน
แต่นอกจากหน้าที่ข้างต้นแล้ว เยาวภา ยังทำหน้าที่เหล่านี้ด้วย
… ทำรายการจ่ายเงินเดือนพนักงาน
… ทำรายการจ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
… กระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank reconciliation)
นับว่าเป็น Super ลูกจ้างจริง ๆ
พอบุษบาพบว่าเลขที่บัญชีปลายทางของเงินที่เป็นของ Supplier เป็นของลูกน้องตัวเอง เธอก็ยกหูโทรหาเยาวภาทันที พอเล่าเรื่องให้ฟัง ทางเยาวภาก็เงียบอยู่พักใหญ่ จนบุษบานึกว่าสายหลุดไปแล้ว
แต่ยังไม่ทันจะถามอะไรต่อ เยาวภาก็ตอบมาว่าติดธุระอยู่เดี๋ยวโทรกลับ แล้วก็วางสายไปดื้อ ๆ
พอเป็นแบบนี้บุษบาก็รู้สึกทันทีว่าเธอไม่น่าจะโทรหาเยาวภาเลย …
(อ่านต่อตอนหน้า)
ขอบคุณมากครับ
Website: www.antifraud.in.th
Blockdit: www.blockdit.com/antifraud.in.th
Email: author[at]antifraud.in.th
